Missä muodossa muutoksenhakua koskevat asiakirjat on toimitettava muutoksenhakuelimelle?
Muutoksenhakuelimelle voidaan toimittaa alkuperäisenä tai eläkelaitoksen sähköisestä järjestelmästä tulostettuina seuraavat asiakirjat:
- valituskirjelmä
- valituskirjelmän liitteet
- valtakirja
- päätöksen poistamista koskeva hakemus liitteineen
- eläkelaitoksen lausunnot
- valittajan selitys (vastine)
- muu myöhemmin toimitettava asiakirjaselvitys
- eläkelaitokseen sähköisesti saapuneet valokuvat, piirrokset ja muut kuvalliset selvitykset (värilliset selvitykset toimitetaan värillisinä tulosteina).
Alkuperäisellä asiakirjalla tarkoitetaan asiakirjaa sellaisena, jona asiakirja on eläkelaitokselle tai muutoksenhakuelimelle saapunut.
Alkuperäinen asiakirja voi olla esimerkiksi paperimuotoinen tai sähköinen asiakirja, sähköposti tai telekopio (faksi).
Sähköpostitse tai muutoin sähköisesti saapuneesta muutoksenhakukirjelmästä pitää käydä ilmi tarkka saapumisaika.
Levykkeet, röntgenkuvat, ultraäänikuvat ja esineet tulee toimittaa muutoksenhakuelimeen sellaisena kuin ne on eläkelaitokselle toimitettu.
Muutoksenhakua koskeviin asiakirjoihin ei saa tehdä eläkelaitoksessä omia merkintöjä.
Eläkelaitoksella on velvollisuus säilyttää muutoksenhakuelimistä palautetut asiakirjat
Asian käsittelyn päätyttyä TELK ja VakO palauttavat eläkelaitokselle yhteen sidottuna ne asiakirjat, joita TELK ja VakO eivät arkistoi. Eläkelaitoksen tulee säilyttää sidottu asiakirjavihko sellaisena kuin asiakirjavihko on muutoksenhakuelimestä palautunut.
Eläkelaitoksen on toimitettava VakO:lle alkuperäisenä se sidottu asiakirjavihko, joka TELK:lla on ollut käytössään asiaa ratkaistessaan. Jos asia tulee muutoksenhakuelimessä myöhemmin uudelleen vireille, eläkelaitoksen on toimitettava muutoksenhakuelimelle sama asiakirjavihko.
Mitä asiakirjoja muutoksenhakuelimet arkistoivat?
TELK:ssa arkistoitavat asiakirjat
TELK sitoo ja numeroi TELK:aan muutoksenhaun yhteydessä saapuneet asiakirjat.
TELK arkistoi seuraavat asiakirjat:
- TELK:n päätös
- TELK:n sisäinen muistio
- mahdollinen päätöksen antamisen jälkeen käyty kirjeenvaihto.
TELK arkistoi lisäksi kaikki työntekijän työeläkevakuutusmaksun pidättämistä koskevaan muutoksenhakuun ja oikeudenkäynnin julkisuutta koskevaan ratkaisuun liittyvät asiakirjat.
VakO:ssa arkistoitavat asiakirjat
VakO arkistoi seuraavat asiakirjat:
- VakO:n päätös
- muutoksenhakukirjelmä liitteineen
- vastineet
- lausunnot
- lisäselvitykset
- muistiokokonaisuudet
- mahdolliset korkeimmasta hallinto-oikeudesta haettua VakO:n päätöksen purkua koskevat asiakirjat.
Muut asiakirjat sidotaan VakO:ssa omaksi asiakirjavihkoksi ja palautetaan eläkelaitokselle.
VakO on arkistolain 3 luvun 6 §:n perusteella katsonut, että VakO:n oikeudenkäyntiasiakirjoihin ja siten VakO:n arkistoon kuuluvat etuuslaitoksien VakO:lle toimittamat asiakirjat, jotka eivät ole ehtineet TELK:in käsittelyyn ja muutoksenhakijan etuuslaitoksille toimittamat asiakirjat. Tämän vuoksi VakO ei käsittelyn päätyttyä toimita eläkelaitokselle VakO:lle tarkoitettuja asiakirjoja, kuten muutoksenhakukirjelmää liitteineen ja VakO:lle annettuja lisäselvityksiä. Eläkelaitoksen kannattaa ottaa itselleen kopio VakO:n oikeudenkäyntiasiakirjoihin kuuluvista asiakirjoista siinä vaiheessa, kun asiakirjat ovat eläkelaitoksessa lausunnolla.
VakO:n arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti nollaan päättyvien vuosien (esimerkiksi 2000, 2010) lainkäyttöasioiden kaikki asiakirjat ja välivuosien muistiokokonaisuudet ovat pysyvästi säilytettäviä. Arkistolaitos on hyväksynyt VakO:n arkistonmuodostussuunnitelman.
Muutokset edelliseen versioon
Ohjetta on muutettu siten, että TELK ja VakO hyväksyvät eläkelaitoksen sähköisestä järjestelmästä tulostetun valituskirjelmän alkuperäistä valituskirjelmää vastaavana. Ohjeeseen on tarkennettu, mitä asiakirjoja VakO arkistoi. Ohjeeseen on lisätty, että eläkelaitoksen kannattaa ottaa itselleen kopio VakO:n oikeudenkäyntiasiakirjoista siinä vaiheessa, kun asiakirjat ovat eläkelaitoksessa lausunnolla.