1.1 Förtecknande

Enligt en rekommendation om beskrivningar och förteckningar över arkiv som arkivverket utfärdat 1997 (”Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt”; endast på finska) ska en arkivförteckning upprättas över handlingar som ska förvaras varaktigt. Det rekommenderas att en förteckning upprättas också över handlingar som ska förvaras länge (mer än 10 år).

Organiseringen av ett arkiv går hand i hand med förtecknande av arkivet. Förtecknande är en sekundär funktion i förhållande till organisering, eftersom resultatet av arkivbildningen/organiseringen konstateras i arkivförteckningen.

När det gäller växande arkiv ska arkivets struktur alltid grunda sig på arkivbildningsplanen. Arkivförteckningen är framför allt ett verktyg för

  • den fysiska hanteringen av materialet
  • för informationssökning.

1.2 Utgallring

Enligt arkivlagen ska handlingar som ska förvaras en viss tid gallras ut efter den förvaringstid som fastställts för dem så att datasekretessen är tryggad.

Handlingar eller uppgifter som ska förvaras under en viss tid bör gallras ut dagen efter att förvaringstiden löpt ut. I fråga om pappersarkiv har praxis dock ofta varit att handlingarna gallras ut vid utgången av det år under vilket förvaringstiden upphört.

Handlingar får endast gallras ut i enlighet med

  • den förvaringstidsplan som ingår i arkivbildningsplanen eller
  • med stöd av allmänna bestämmelser.

1.2.1 Dokumentering av utgallringen

Utgallringen av handlingar behöver inte dokumenteras (förteckning över utgallrade handlingar), om förvaringstiden har antecknats i arkivbildningsplanen. Ett undantag utgör räkenskapsböcker och -verifikat som hänför sig till bokföringen. Utgallringen av dessa handlingar ska alltid dokumenteras oberoende av förvaringstidens längd. När handlingar gallras ut ur ett elektroniskt arkivsystem ska dock alltid ett separat papper skrivas ut eller en utgallringsförteckning lagras i systemet.

1.2.2 Utgallring av handlingar i praktiken

Utgallringen av handlingar ska övervakas. De utgallrade handlingarna ska

  • brännas eller
  • överlämnas till pappersindustrin som råvara.

Innan handlingarna överlämnas ska de förstöras i en dokumentförstörare antingen av arkivbildaren själv eller som extern tjänst under övervakning. Uppgiften att gallra ut arkiv och pappershandlingar kan också tilldelas ett serviceföretag. Då lönar det sig att skriftligt komma överens om metoden och villkoren för utgallringen.

1.2.3 Utgallring av personregister

I personuppgiftslagen (523/1999) föreskrivs om förstöring av personregister. Enligt bestämmelsen ska ett personregister som inte längre behövs för den registeransvariges verksamhet förstöras,

  • om det inte särskilt bestäms att de registrerade uppgifterna ska bevaras eller
  • om registret inte ska överföras till ett arkiv på det sätt som avses i personuppgiftslagen.